Kaip perkelti duomenis iš Excel į CRM be klaidų — reikia penkių žingsnių: paruošti failą ir sutvarkyti stulpelius, pašalinti dublikatus, suderinti laukus bei formatus, atlikti importą ir patikrinti duomenis po perkėlimo. Dauguma klaidų atsiranda ne per patį importą, o dar Excel’yje: sumaišyti stulpeliai, keli formatai tame pačiame lauke ir pasikartojantys klientai. Sutvarkius failą prieš importą, duomenų migracija į CRM tampa tvarkingu, nuspėjamu darbu.
Šiame straipsnyje aprašome praktinę migraciją žingsnis po žingsnio — nuo pirmo Excel lango iki patikros CRM sistemoje. Tikslas paprastas: kad importuoti klientus į CRM pavyktų iš pirmo karto ir kad po perkėlimo nė vienas kontaktas nebūtų prarastas ar iškraipytas.
Kaip perkelti duomenis iš Excel į CRM be klaidų?
Duomenis iš Excel į CRM be klaidų perkeliate penkiais žingsniais: pirma paruošiate failą (sutvarkote stulpelius), tada pašalinate dublikatus, suderinate laukus ir formatus, atliekate importą ir galiausiai patikrinate rezultatą CRM sistemoje. Kiekvienas žingsnis paruošia dirvą kitam, todėl praleistas ankstyvas etapas dažniausiai ir sukuria klaidą pačiame gale.
Svarbiausia taisyklė — netvarkytų duomenų neversti tiesiai į sistemą. Excel’is atlaidus: leidžia sujungtus langelius, komentarus stulpelyje ir kelis formatus vienoje eilutėje. CRM sistema griežtesnė, todėl tvarką reikia padaryti dar faile. Jei dar tik svarstote, ar apskritai metas keisti lentelę į sistemą, padės palyginimas Excel ar CRM mažam verslui, o pasirinkti tinkamą įrankį — kaip pasirinkti CRM mažam verslui.
Kaip paruošti Excel failą prieš importą į CRM?
Excel failą prieš importą paruošiate taip, kad kiekvienas stulpelis reikštų vieną aiškų lauką, o pirma eilutė būtų antraštės su suprantamais pavadinimais. Vienas stulpelis — viena reikšmė, viena eilutė — vienas klientas: tai pamatinė tvarka, be kurios importas neveiks patikimai.
Praktiškai tai reiškia kelis konkrečius veiksmus faile:
- Išskaidykite sujungtas reikšmes. Jei viename stulpelyje surašytas vardas ir pavardė, o CRM tikisi atskirų laukų — padalykite juos į du stulpelius.
- Pašalinkite sujungtus langelius ir tuščias eilutes. Importo įrankis jų neatpažįsta ir gali suslinkti duomenis į ne tas eilutes.
- Vieną antraštę — vienam stulpeliui. Pirmoje eilutėje palikite aiškius pavadinimus (vardas, telefonas, el. paštas), be tarpų sąrašo viršuje.
- Perkelkite pastabas į atskirą stulpelį. Komentarai, surašyti šalia vardo tame pačiame langelyje, importuojant tampa šiukšlėmis lauke.
Kai failas sutvarkytas, jį verta išsaugoti kaip atskirą darbinę kopiją — originalo nekeisti, kad visada liktų vieta, į kurią galima grįžti.
Kaip pašalinti dublikatus prieš duomenų migraciją į CRM?
Dublikatus pašalinate suradę pasikartojančius įrašus pagal unikalų požymį — dažniausiai el. paštą arba telefono numerį — ir palikę vieną, pilniausią kiekvieno kliento eilutę. Būtent dublikatai vėliau sukuria daugiausiai painiavos: tas pats klientas sistemoje atsiranda du ar tris kartus, ir komanda nebežino, kuris įrašas teisingas.
Prieš lygindami įrašus, suvienodinkite požymį, pagal kurį ieškote pasikartojimų. Jei vienur telefonas užrašytas su tarpais, o kitur be jų, Excel’is jų nesutapatins ir tikras dublikatas liks nepastebėtas. Todėl dedublikacija ir formatų tvarkymas glaudžiai susiję — suvienodinus formatą, pasikartojimai iškyla į paviršių. Suradę du to paties kliento įrašus, sujunkite juos į vieną: palikite naujausią kontaktinę informaciją ir neišmeskite laukų, kurie užpildyti tik viename iš jų.
Kokių laukų ir formatų reikia importuojant klientus į CRM?
Importui reikia, kad kiekvienas laukas atitiktų CRM tikimą formatą: telefono numeriai — vienodu pavidalu, datos — vienu formatu, el. paštas — be tarpų, o privalomi laukai — užpildyti. CRM sistema kiekvienam laukui turi savo tipą, todėl reikšmė, kuri jo neatitinka, arba atmetama, arba įrašoma iškraipyta.
Praktiškai verta iš anksto suderinti kelis dažniausius laukus. Telefono numerius suvienodinkite vienu pavidalu (pavyzdžiui, su tarptautiniu kodu), datas — vienu formatu visame stulpelyje, o tekstinius laukus išvalykite nuo nereikalingų tarpų pradžioje ir gale. Atskirai pažiūrėkite, kurie laukai CRM sistemoje yra privalomi — jei tokio lauko reikšmės faile trūksta, importas gali sustoti ties ta eilute. Kaip tie laukai suderinami techniškai ir sujungiami su kitomis sistemomis, plačiau aptaria CRM diegimo ir integracijų paslauga.
Kaip importuoti klientus į CRM?
Klientus importuojate įkeldami paruoštą failą į CRM importo įrankį ir sugretindami failo stulpelius su CRM laukais, o prieš tai išbandote importą su nedidele dalimi įrašų. Bandomasis importas su keliolika eilučių parodo, ar stulpeliai suporuoti teisingai, dar prieš perkeliant visą bazę.
Daugumos CRM sistemų importas dažniausiai priima CSV arba Excel failą, o svarbiausias žingsnis jame — laukų sugretinimas: nurodote, kad failo stulpelis „telefonas“ atitinka CRM lauką telefonui ir taip toliau. Kai bandomoji dalis įkeliama švariai ir laukai stovi savo vietose, importuojate likusią bazę. Po pilno perkėlimo pasikartojantį darbą — naujų kontaktų fiksavimą, priminimus, duomenų įvedimą — jau galima perleisti CRM automatizacijoms, kad rankinis perrašinėjimas nebegrįžtų.
Kaip patikrinti duomenis po perkėlimo į CRM?
Po perkėlimo patikrinate tris dalykus: ar įrašų skaičius sistemoje sutampa su failu, ar atsitiktinai pasirinkti klientai turi teisingus laukus ir ar neatsirado tuščių arba susimaišiusių reikšmių. Patikra po importo yra tas žingsnis, kurį lengviausia praleisti ir kurio praleidimas brangiausiai kainuoja vėliau.
Pradėkite nuo skaičių: jei faile buvo tam tikras kiekis eilučių, tiek pat įrašų turi būti ir CRM — skirtumas dažniausiai reiškia, kad kelios eilutės buvo praleistos arba sulietos. Tada atverskite kelis atsitiktinius klientus ir patikrinkite, ar telefonas, el. paštas ir vardas stovi savo laukuose. Kai bazė patikrinta, ją galima jungti prie kitų įrankių — pavyzdžiui, prie DI balso agento, kuris naujus skambučius rašo tiesiai į tą pačią CRM, kaip aprašyta straipsnyje apie tai, kaip DI balso agentas integruojasi su CRM. Jei norite, kad migraciją nuo pradžios iki patikros padėtų atlikti Inovita, susisiekite.
Dažniausi klausimai
Kaip perkelti klientų duomenis iš Excel į CRM be klaidų?
Duomenis perkeliate penkiais žingsniais: paruošiate failą ir sutvarkote stulpelius, pašalinate dublikatus, suderinate laukus ir formatus, atliekate importą ir patikrinate rezultatą CRM sistemoje. Daugiausiai klaidų išvengiama dar Excel’yje — sutvarkius duomenis prieš importą, o ne taisant juos po perkėlimo.Kodėl atsiranda dublikatai perkeliant duomenis į CRM?
Dublikatai atsiranda, kai tas pats klientas faile užrašytas keliose eilutėse arba kai jo požymis (telefonas, el. paštas) surašytas skirtingais formatais ir sistema jų nesutapatina. Todėl prieš importą verta suvienodinti formatą ir palikti vieną, pilniausią kiekvieno kliento eilutę.Kokio formato failo reikia importui į CRM?
Dauguma CRM sistemų importui priima CSV arba Excel failą, kuriame viena eilutė yra vienas klientas, o pirma eilutė — stulpelių antraštės. Svarbiausia ne pats plėtinys, o kad stulpeliai būtų tvarkingi ir kiekvienas reikštų vieną aiškų lauką.Ar reikia į CRM perkelti visą seną Excel istoriją?
Ne, dažniausiai vertingiau perkelti aktualius klientus ir jų kontaktus, o ne kiekvieną seną įrašą. Pradėti nuo švarios, naudingos bazės paprasčiau nei kartu su ja perkelti ir metų metus kauptą netvarką, todėl neaktualius duomenis verta atsijoti dar faile.Ką daryti, jei po importo klientų duomenys CRM susimaišė?
Jei duomenys susimaišė, patogiausia pašalinti importuotą partiją, grįžti prie darbinės failo kopijos, pataisyti stulpelių sugretinimą bei formatus ir importą pakartoti su nedidele bandomąja dalimi. Būtent dėl to importą verta pirma išbandyti su keliolika įrašų — klaida pastebima anksti ir netaisoma visoje bazėje.
Susiję puslapiai: Excel ar CRM mažam verslui, Kaip pasirinkti CRM mažam verslui, CRM diegimas ir integracijos, CRM automatizacijos mažam verslui.