CRM automatizacijos mažam verslui: kokios realiai sutaupo laiko

CRM automatizacijos mažam verslui — tai automatinis leadų fiksavimas, priminimai ir follow-up, duomenų įvedimas, pranešimai komandai bei užduočių kūrimas, kurie iš darbo dienos pašalina kartotinį rankinį perrašinėjimą. Ne kiekviena funkcija, kurią siūlo CRM sistema, realiai grąžina laiką. Didžiausią naudą mažai komandai duoda kelios paprastos automatizacijos, kurios veikia be priežiūros ir dirba fone, kol jūs kalbatės su klientais.

Šiame straipsnyje aptariame konkrečias CRM automatizacijas ir jų naudą: ką jos daro, kodėl taupo laiką ir nuo ko pradėti CRM automatizavimą mažam verslui. Taip pat parodome, kaip DI balso agentas gali pats rašyti duomenis į CRM, kad nė vienas skambutis neliktų neužfiksuotas.

Kokios CRM automatizacijos realiai sutaupo laiko mažam verslui?

Daugiausiai laiko mažam verslui sutaupo penkios CRM automatizacijos: automatinis leadų fiksavimas, priminimai ir follow-up, automatinis duomenų įvedimas, pranešimai komandai ir automatinis užduočių kūrimas. Visos jos turi vieną bendrą bruožą — pašalina veiksmus, kuriuos žmogus šiaip kartotų kelis kartus per dieną ranka.

Rankinis darbas mažoje komandoje kainuoja brangiausiai, nes tą patį žmogų nuolat blaško smulkūs veiksmai: nukopijuoti kontaktą, perrašyti užklausą, priminti sau paskambinti, informuoti kolegą. Kiekvienas jų atskirai atrodo mažas, bet kartu jie suvalgo dėmesį ir palieka vietos klaidoms. Automatizavus šiuos veiksmus, komanda dirba su ta pačia informacija vienoje vietoje ir nebepamiršta jokio žingsnio.

Svarbu, kad automatizacijos būtų pritaikytos jūsų tikram procesui, o ne atvirkščiai. Būtent tuo užsiima procesų automatizavimo paslauga — pirma aprašomas realus kelias nuo užklausos iki kliento, o tik paskui sudėliojamos taisyklės, kurios tą kelią pagreitina.

Kaip veikia automatinis leadų fiksavimas CRM sistemoje?

Automatinis leadų fiksavimas reiškia, kad kiekviena užklausa — iš svetainės formos, skambučio ar žinutės — savaime tampa įrašu CRM sistemoje be rankinio kopijavimo. Naujas kontaktas atsiranda su visais laukais užpildytais tą pačią akimirką, kai klientas kreipiasi.

Be tokios automatizacijos leadai lengvai pasimeta: vienas lieka el. pašto dėžutėje, kitas — užrašų knygelėje, trečio niekas neužrašo, nes buvo užimta. Kai visi kanalai suvedami į vieną CRM automatiškai, matote pilną užklausų sąrašą ir nieko nepraleidžiate. Tai ypač svarbu tada, kai užklausų srautas nereguliarus ir sunku nuspėti, kada reikės greitai reaguoti.

Kad fiksavimas veiktų patikimai, formos, telefonija ir pašto dėžutės turi būti tvarkingai sujungtos su CRM. Kaip tai daroma techniškai, plačiau aptariame CRM diegimo ir integracijų paslaugoje.

Kaip priminimai ir follow-up automatizacija sumažina prarastus klientus?

Priminimų ir follow-up automatizacija užtikrina, kad nė vienas klientas neliktų be atsakymo, nes sistema pati primena komandai arba sutartu laiku išsiunčia žinutę. Vietoje to, kad kažkas atsimintų „reikia perskambinti po trijų dienų“, tai padaro taisyklė.

Dažniausiai klientai prarandami ne dėl blogos paslaugos, o dėl to, kad follow-up tiesiog nutrūksta — pamiršta, užsimiršo, dingo sraute. CRM gali automatiškai sukurti priminimą atsakingam žmogui arba pati inicijuoti kontaktą pagal etapą, kuriame yra klientas. Taip pardavimo eiga tampa nuosekli ir nepriklauso nuo vieno žmogaus atminties.

Priminimus galima paversti ir aktyviu kontaktu telefonu — tuo, kad klientui laiku primenama apie susitikimą ar mokėjimą, gali pasirūpinti ir DI balso agentas. Šią kryptį plačiau aprašo straipsnis apie automatinius mokėjimų priminimus.

Kaip automatizuoti duomenų įvedimą, pranešimus ir užduočių kūrimą?

Duomenų įvedimą, pranešimus komandai ir užduočių kūrimą galima automatizuoti taip, kad CRM pati užpildo laukus, informuoja atsakingą žmogų ir sukuria užduotį pagal iš anksto nustatytas taisykles. Žmogui lieka sprendimai, o ne mechaninis darbas.

Automatinis duomenų įvedimas pašalina perrašinėjimą tarp sistemų: kai kontaktas ar užsakymas atsiranda viename kanale, jis pats atsiranda ir CRM su tvarkingais laukais. Pranešimai komandai reiškia, kad atsiradus naujam leadui ar pasikeitus kliento būsenai tinkamas žmogus iškart gauna žinutę į pasirinktą kanalą. Automatinis užduočių kūrimas užtikrina, kad po tam tikro įvykio — pavyzdžiui, gautos užklausos — kažkas visada gauna konkretų veiksmą su terminu.

Šios trys automatizacijos gerai veikia kartu: viena įrašo duomenis, kita apie tai praneša, trečia paverčia tai veiksmu. Kartu jos sudaro nematomą foną, kuris laiko procesą judantį net kai komanda užimta.

Kaip DI balso agentas rašo duomenis tiesiai į CRM?

DI balso agentas atsiliepia į skambutį, pokalbio metu surenka kliento informaciją ir iškart įrašo ją į CRM kaip naują leadą ar užduotį — be rankinio perrašymo. Taip net tie klientai, kurie skambina po darbo valandų ar tuo metu, kai visi užimti, virsta tvarkingu įrašu sistemoje.

Tai uždaro dažniausią spragą — praleistą skambutį. Vietoje neatsakyto skambučio be pėdsako CRM gauna įrašą su kliento vardu, tema ir tolesniu veiksmu, o komanda mato jį šalia visų kitų leadų. Inovita DI balso agentą galima sujungti su ta pačia CRM, kurioje jau dirba komanda, kad balsu surinkti duomenys iškart pakliūtų į bendrą srautą.

Kaip tiksliai vyksta šis sujungimas ir kokie duomenys perduodami, žingsnis po žingsnio paaiškinta straipsnyje apie tai, kaip DI balso agentas integruojasi su CRM.

Nuo ko pradėti CRM automatizavimą mažam verslui?

CRM automatizavimą mažam verslui verta pradėti nuo vieno dažniausiai kartojamo proceso — pavyzdžiui, leadų fiksavimo — ir tik jį įvaldžius plėsti automatizacijas toliau. Bandymas iškart automatizuoti viską dažniausiai baigiasi tuo, kad neveikia niekas.

Pirmas žingsnis — pasirinkti sistemą, kuri atitinka jūsų procesą, o ne priversti procesą taikytis prie sistemos. Jei dar tik svarstote, ar apskritai laikas keisti lentelę į CRM, padės palyginimas Excel ar CRM mažam verslui. Antras žingsnis — išsirinkti vieną automatizaciją, kuri duos greičiausią naudą, ją paleisti ir tik tada pridėti kitą.

Jei norite, kad pirmasis proceso žemėlapis ir automatizacijų planas būtų sudėlioti pagal jūsų realią veiklą, susisiekite per kontaktų puslapį — kartu nustatysime, nuo ko pradėti ir kur automatizacija duos daugiausiai laiko.

Dažniausi klausimai

• Nuo kokios CRM automatizacijos verta pradėti mažam verslui?

  +

  Verta pradėti nuo automatinio leadų fiksavimo, nes jis uždaro dažniausią spragą — pamestas užklausas. Kai visos užklausos savaime patenka į CRM, atsiranda tvarkinga bazė, ant kurios paskui galima dėti priminimus, pranešimus ir užduočių kūrimą.

• Ar CRM automatizacijos tinka labai mažai komandai?

  +

  Taip, mažoje komandoje CRM automatizacijos dažnai duoda didžiausią santykinę naudą. Kuo mažiau žmonių, tuo brangesnis kiekvieno dėmesys, todėl kartotinių veiksmų perdavimas taisyklėms atlaisvina laiką tam, ką gali padaryti tik žmogus.

• Kokias CRM automatizacijas galima sujungti su DI balso agentu?

  +

  Su DI balso agentu galima sujungti leadų fiksavimą, užduočių kūrimą ir pranešimus komandai. Agentas atsiliepia į skambutį, surenka informaciją ir įrašo ją į CRM kaip naują leadą ar užduotį, o komanda apie tai iškart gauna pranešimą.

• Ar CRM automatizavimui mažam verslui reikia programavimo žinių?

  +

  Ne, CRM automatizavimas mažam verslui paprastai konfigūruojamas taisyklėmis, o ne kodu. Sudėtingesnes integracijas tarp sistemų apsiima diegimo partneris, todėl komandai lieka naudotis paruoštu, veikiančiu procesu.

• Kaip CRM automatizacijos padeda nepamiršti follow-up su klientais?

  +

  CRM automatizacijos pačios kuria priminimus ir inicijuoja follow-up pagal kliento etapą, todėl seka nepriklauso nuo vieno žmogaus atminties. Sistema laiku primena atsakingam darbuotojui arba pati išsiunčia žinutę, ir klientai neišslysta iš proceso.

Susiję puslapiai: Procesų automatizacija, CRM diegimas ir integracijos, Kaip integruojasi su CRM, Excel ar CRM mažam verslui.