Verslo procesų automatizacija: rutinos darbus atlieka sistemos, ne darbuotojai
Verslo procesų automatizavimas — tai pasikartojančių darbų perdavimas sistemoms: registracijos, priminimai, dokumentai, ataskaitos ir sąskaitos vyksta be žmogaus rankų. Mes suprojektuojame, įdiegiame ir prižiūrime tokius sprendimus Lietuvos smulkiam ir vidutiniam verslui — nuo vienos susietos formos iki vidinių verslo sistemų su AI. Integracija su jūsų naudojamais įrankiais įskaičiuota į pasiūlymą, o patį pasiūlymą pateikiame per 24 val.
Aprašykite procesą, kuris atima daugiausia laiko — atsakysime su konkrečiu sprendimu ir kaina.
Kokius procesus automatizuojame?
Tuos, kurie kartojasi kasdien ir turi aiškią logiką: registracijas, dokumentus, ataskaitas, sąskaitas ir vidinius darbo procesus. Žemiau — penkios dažniausios sritys, nuo kurių paprastai verta pradėti.
Registracijos ir priminimai
Klientas rezervuoja laiką svetainėje ar žinute, o paskambinusiam atsiliepia lietuviškai kalbantis AI balso agentas telefonu — įrašas kalendoriuje atsiranda be administratoriaus. Sistema pati išsiunčia patvirtinimą, o prieš vizitą — priminimą SMS ar el. paštu. Atšaukus vizitą, laikas grįžta į laisvų sąrašą. Veikia integracijos su Google Calendar, Cal.com ir Outlook / Microsoft 365; kitas kalendorių ar rezervacijų sistemas prijungiame per API pagal poreikį.
Dokumentų generavimas
Sutartys, pasiūlymai, aktai ir kiti šabloniniai dokumentai formuojami automatiškai iš jūsų sistemose jau esančių duomenų. Darbuotojas nebekopijuoja kliento rekvizitų ranka — sumažėja ir laiko sąnaudos, ir klaidų dėl neatidumo.
Ataskaitos
Vietoj rankinio duomenų rinkimo iš kelių šaltinių — automatinė ataskaita sutartu periodiškumu: pardavimai, užimtumas, neatvykimai, skolos. Duomenys traukiami iš jūsų sistemų ir pateikiami viename lape, kurį gaunate el. paštu arba matote nuolat atnaujinamoje suvestinėje.
Sąskaitų procesai
Sąskaitos išrašomos ir išsiunčiamos automatiškai pagal įvykį — įvykusį vizitą, pasibaigusį mėnesį, pasiektą sutarties etapą. Sistema seka apmokėjimus ir pati primena vėluojantiems. Gaunamas sąskaitas galima automatiškai nuskaityti ir perduoti į apskaitą.
Vidinės verslo sistemos
Kai proceso neapima jokia rinkoje esanti programa, sukuriame vidinę sistemą būtent jūsų darbo eigai: užsakymų valdymą, darbų paskirstymą, sandėlio apskaitą, kliento bylą. Kur prasminga, į ją įjungiame AI — pavyzdžiui, laisvos formos užklausų rūšiavimą ar pokalbių santraukas. Tokia sistema auga kartu su įmone, o ne verčia įmonę taikytis prie programos.
Kaip atrodo mūsų sukurta automatizacija praktikoje?
Konkretus pavyzdys — mūsų sukurta grožio salono registracijų sistema su priminimais, kuri perima visą vizitų administravimo rutiną.
Klientai laiką rezervuojasi trimis kanalais: svetainėje esančiame rezervacijų kalendoriuje, žinute arba skambučiu, kurį priima lietuviškai kalbantis AI balso agentas telefonu. Visi trys kanalai rašo į tą patį kalendorių, todėl dvigubos rezervacijos negalimos — laikas, užimtas vienu kanalu, iškart dingsta iš kitų.
Sistema atsižvelgia į salono specifiką: skirtingos procedūros turi skirtingą trukmę, kiekvienas meistras — savo darbo grafiką ir savo paslaugų sąrašą. Rezervuojant parenkamas tik tas laikas, kuris realiai įmanomas pas pasirinktą meistrą.
Prieš vizitą klientas gauna priminimą su galimybe vienu veiksmu patvirtinti arba atšaukti. Atšauktas laikas automatiškai grįžta į laisvų sąrašą ir tampa matomas kitiems klientams. Po vizito sistema gali išsiųsti padėkos žinutę su kvietimu registruotis kitam kartui.
Administratorė mato visą dienos vaizdą vienoje suvestinėje: kas atvyksta, kas patvirtino, kas neatsakė į priminimą. Pokalbių telefonu santraukos atkeliauja el. paštu, tad nė viena užklausa nedingsta. Sudėtingesnius klausimus — pretenziją, nestandartinį pageidavimą — agentas perduoda gyvam žmogui.
Praktinis rezultatas: registracijos vyksta ir po darbo valandų, priminimai išsiunčiami visada, o darbuotojų laikas lieka klientams salone, ne telefonui. Daugiau apie šią sritį — puslapyje grožio salonams.
Kaip vertiname, ar automatizacija atsipirks?
Skaičiuojame paprastai: kiek valandų per mėnesį procesas atima dabar ir kiek kainuoja tos valandos jūsų įkainiais. Prie to pridedame sunkiau matomus kaštus — klaidas, pamirštus priminimus, prarastas registracijas po darbo valandų.
Prieš siūlydami sprendimą, kartu su jumis pereiname per procesą žingsnis po žingsnio: kas jį atlieka, kaip dažnai, kur stringa. Jei matome, kad automatizacija savęs nepadengs, taip ir pasakome — geriau pasiūlyti mažesnį sprendimą arba nė vieno, nei parduoti nereikalingą.
Vertinimo išvada visada rašytinė: kokius darbus perima sistema, kiek žmogaus laiko atlaisvina ir nuo ko priklauso atsipirkimas. Sprendimą priimate matydami skaičiavimo logiką, ne pažadą.
Kaip vyksta diegimas?
Diegiame etapais, kad rizika būtų kontroliuojama, o rezultatą matytumėte anksti.
- 1
Proceso auditas. Išsiaiškiname, kaip darbas vyksta dabar ir kur didžiausi laiko nuostoliai.
- 2
Pasiūlymas per 24 val. Aprašome sprendimą, apimtį ir kainą — be smulkaus šrifto, integracija įskaičiuota.
- 3
Diegimas ir integracijos. Sujungiame sistemą su jūsų kalendoriais, apskaita ar CRM.
- 4
Bandomasis laikotarpis. Sistema veikia prižiūrima, tikriname ją realiose situacijose ir koreguojame.
- 5
Paleidimas ir priežiūra. Perduodame dokumentaciją, stebime veikimą ir tobuliname pagal jūsų pastabas.
Kiek kainuoja verslo procesų automatizavimas?
Procesų automatizacija prasideda nuo mini-piloto už fiksuotą 490 € — per jį vieną konkretų jūsų procesą automatizuojame nuo pradžios iki galo, o jei nusprendžiate tęsti, visa piloto suma įskaitoma į tolesnio projekto kainą.
Toks startas leidžia pamatyti realų rezultatą su savo duomenimis dar prieš didesnį įsipareigojimą. Didesnę apimtį vykdome etapais: kiekvienas etapas turi aiškų rezultatą ir kainą, o mokate tik už patvirtintus etapus — projektą galima stabdyti po bet kurio iš jų. Tikslų pasiūlymą su etapų sąrašu pateikiame per 24 val. darbo dienomis po nemokamo poreikių aptarimo.
Visos kainos — kainodaros puslapyje.
Ko dažniausiai klausiate apie procesų automatizaciją?
Čia — atsakymai į klausimus, kuriuos girdime dažniausiai per pirmus pokalbius.
Ar procesų automatizacija tinka mažai įmonei?
Taip — mažoje įmonėje rutina dažnai gula ant vieno ar dviejų žmonių, todėl kiekviena automatizuota valanda jaučiama iš karto. Dirbame būtent su Lietuvos smulkiu ir vidutiniu verslu, todėl sprendimus projektuojame pagal mažos komandos realybę, o ne korporacijos biudžetą.Ar reikės keisti programas, kurias jau naudojame?
Dažniausiai ne. Pirmiausia bandome sujungti tai, ką jau turite: veikia integracijos su Google Calendar, Cal.com ir Outlook / Microsoft 365, kitas sistemas prijungiame per API pagal poreikį. Keisti įrankį siūlome tik tada, kai jis objektyviai stabdo procesą.Kas prižiūri sistemą po įdiegimo?
Mes. Po paleidimo stebime, kaip automatizacija veikia realiame darbe, taisome pastebėtus netikslumus ir keičiame logiką, kai keičiasi jūsų procesai. Sistemą perduodame su dokumentacija, kad nebūtumėte pririšti prie mūsų.Kur apdorojami mūsų duomenys?
Balso duomenys apdorojami mūsų valdomoje ES infrastruktūroje, o teksto apdorojimui naudojamas LLM API su duomenų tvarkymo sutartimi. Prieigos prie jūsų sistemų ribojamos iki minimumo, kurio reikia konkrečiam procesui.Kuo automatizacija su AI skiriasi nuo paprastos automatizacijos?
Paprasta automatizacija vykdo griežtai aprašytas taisykles. Automatizacija su AI papildomai tvarko nestruktūruotą informaciją: laisvos formos užklausas, dokumentų tekstą, pokalbius telefonu. Kur pakanka taisyklių, AI nenaudojame — taip sprendimas lieka paprastesnis ir pigesnis.
Daugiau atsakymų — DUK puslapyje.
Aprašykite procesą, kuris atima daugiausia laiko — atsakysime su konkrečiu sprendimu ir kaina.