AI agentas paslaugų verslui: registracijos, užklausos ir priminimai be administratorės
Paslaugų versle telefonas skamba tada, kai jūs dirbate: konsultuojate klientą, vedate mokymus, tikrinate objektą. Atsiliepti negalite, o skambinantysis laukti nelinkęs — jis renka kito teisininko, buhalterio ar valymo paslaugų teikėjo numerį.
Inovita šią spragą uždaro. Mūsų lietuviškai kalbantis AI balso agentas telefonu atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7, užregistruoja klientą į jūsų kalendorių, išsiaiškina užklausos esmę, primena apie susitikimus ir atsiunčia jums kiekvieno pokalbio santrauką. Skambučių automatizavimas paslaugų įmonei veikia su nuosava, mūsų pačių treniruota lietuvių kalbos technologija — ne uždėtu užsienio įrankio sluoksniu.
Kiek kainuoja praleistas skambutis paslaugų įmonei?
Paslaugų versle vienas praleistas skambutis dažnai reiškia prarastą ilgalaikį klientą, o ne vienkartinį užsakymą.
Paskaičiuokite patys. Buhalterinės apskaitos klientas paprastai lieka metams ar ilgiau — praleista pirmoji užklausa reiškia prarastą visų tų metų pajamų srautą. Teisininko konsultacija neretai virsta atstovavimu byloje. Valymo paslaugų užklausa dėl biuro — reguliariu savaitiniu kontraktu.
Skambinantis žmogus dažniausiai jau būna apsisprendęs pirkti paslaugą — jis renkasi tik teikėją. Jei neatsiliepiate, balso pašto žinutės jis greičiausiai nepaliks — paskambins kitam iš to paties paieškos rezultatų sąrašo.
Administratorė šią problemą sprendžia darbo valandomis. AI agentas — visomis valandomis, įskaitant pietų pertrauką, savaitgalį ir tą akimirką, kai dvi linijos skamba vienu metu.
Ką AI agentas daro būtent jūsų versle?
Agentas perima pasikartojančius pokalbius — registracijas, užklausas, priminimus — o sudėtingus atvejus perduoda jums. Šeši dažniausi scenarijai paslaugų įmonėse:
Atsiliepia ir registruoja konsultacijai 24/7
Klientas skambina dėl teisinės konsultacijos po darbo valandų. Agentas atsiliepia, pasiūlo laisvus laikus iš jūsų kalendoriaus ir užregistruoja. Ryte kalendoriuje randate naują įrašą su pokalbio santrauka.
Kvalifikuoja užklausas prieš joms pasiekiant jus
Agentas užduoda jūsų nustatytus klausimus: kokia paslauga domina, koks terminas, koks apimties poreikis. Jūs gaunate ne „kažkas skambino“, o struktūruotą užklausą, iš kurios aišku, ar tai jūsų klientas.
Rūšiuoja skambučius ir nukreipia tinkamu adresu
Esamas klientas dėl sąskaitos, naujas dėl pasiūlymo, tiekėjas dėl sutarties — agentas atskiria pagal pokalbio turinį ir arba atsako pats, arba perduoda atsakingam žmogui, arba užfiksuoja žinutę.
Skambina priminti apie susitikimus
Prieš konsultaciją ar suplanuotą vizitą agentas paskambina klientui ir patvirtina laiką. Jei laikas klientui netinka, agentas iškart pasiūlo kitą ir atnaujina kalendorių. Tuščių langų grafike lieka mažiau.
Atsako į dažnus klausimus pagal jūsų žinių bazę
Kokių dokumentų reikia įmonės steigimui, ar valote po statybų, kiek trunka mokymai — agentas atsako pagal jūsų pateiktą informaciją. Nežino atsakymo — pasako tai tiesiai ir užfiksuoja klausimą, o ne improvizuoja.
Siunčia santraukas ir perduoda pokalbį žmogui
Po kiekvieno pokalbio gaunate santrauką raštu. Kai skambinantysis prašo žmogaus arba situacija nestandartinė, agentas perjungia pokalbį jums arba susitaria dėl jūsų skambučio atgal.
Iliustracinis pokalbio pavyzdys (valymo paslaugų įmonė, šeštadienis, 19:40):
Agentas
Sveiki, čia „Švaros komanda“, kuo galiu padėti?
Klientas
Laba diena, mums reikėtų reguliaraus biuro valymo Vilniuje.
Agentas
Puiku. Koks maždaug biuro plotas ir kaip dažnai norėtumėte valymo?
Klientas
Apie 200 kvadratų, du kartus per savaitę.
Agentas užduoda dar porą patikslinančių klausimų, tada:
Agentas
Užfiksavau: 200 kv. m biuras, valymas du kartus per savaitę, pradžia nuo kito mėnesio. Vadybininkas paskambins jums pirmadienį iki 10 valandos su konkrečiu pasiūlymu. Kokiu numeriu jus pasiekti?
Pirmadienio rytą jūsų komanda pradeda dieną ne nuo balso pašto, o nuo paruoštos, kvalifikuotos užklausos.
Su kokiais įrankiais agentas veikia jūsų įmonėje?
Registracijos ir susitikimai iškart veikia su trimis kalendorių sistemomis: Google Calendar, Cal.com ir Outlook / Microsoft 365. Agentas mato laisvus laikus realiu metu, sukuria įrašus ir juos keičia, kai klientas persiplanuoja.
Paslaugų įmonės naudoja labai skirtingus įrankius — apskaitos programas, bylų valdymo sistemas, CRM, užduočių lentas. Viso jų sąrašo nežadame: kitas sistemas prijungiame per API pagal poreikį, įvertinę jūsų konkrečią aplinką prieš pateikdami pasiūlymą.
Svarbi mūsų sąlyga: integracija įskaičiuota į pasiūlymą. Nebūna taip, kad sutariame dėl agento, o tada paaiškėja, jog prijungimas prie jūsų kalendoriaus — už papildomą mokestį smulkiu šriftu.
O jei trūksta ne tik agento, bet ir svetainės ar CRM?
Diegiame visą grandinę — svetainę su rezervacijų sistema, CRM ir balso agentą — kaip vieną suderintą paketą.
Skambučių automatizavimas duoda daugiausia naudos, kai užklausa turi kur nusėsti. Todėl paslaugų įmonėms siūlome pilną paketą: svetainę su veikiančia rezervacijos (booking) sistema, CRM, kuriame matosi kiekviena užklausa ir jos būsena, ir balso agentą, kuris visa tai pildo automatiškai.
Turite dalį infrastruktūros? Nekuriame iš naujo — modernizuojame esamą svetainę, prijungiame agentą prie jūsų CRM. Viską diegia viena komanda, todėl nelieka situacijos, kai svetainės kūrėjas, CRM konsultantas ir telefonijos tiekėjas rodo vienas į kitą.
Kokie mūsų kainodaros principai?
Kaina fiksuojama pasiūlyme prieš darbų pradžią — be smulkaus šrifto ir be netikėtų eilučių sąskaitoje. Pokalbių minučių neskaičiuojame: agentui kalbant daugiau, nemokate daugiau. Integracija į jūsų kalendorių ir sistemas įskaičiuota. Konkretų pasiūlymą jūsų įmonei pateikiame per 24 val. darbo dienomis.
Ko dar dažnai klausia paslaugų įmonės?
Ar agentas supras mūsų srities terminologiją?
Taip — agentas atsako pagal jūsų įmonės žinių bazę, kurią suformuojame diegimo metu. Į ją sudedame jūsų paslaugų aprašymus, sąvokas ir dažniausius klientų klausimus, todėl agentas kalba jūsų srities kalba, o ne bendromis frazėmis.Mūsų paslaugos individualios, fiksuotų kainų nėra. Ką agentas atsakys apie kainą?
Tai, ką nustatysite jūs: pavyzdžiui, paaiškins kainodaros principą ir susitars dėl jūsų skambučio su konkrečiu pasiūlymu. Agentas niekada neįsipareigoja už jus — jis kvalifikuoja užklausą ir perduoda ją jums su visa surinkta informacija.Ar agentas atskirs rimtą užklausą nuo smalsuolio?
Atskirs pagal jūsų kriterijus. Diegimo metu sutariame kvalifikavimo klausimus — poreikis, terminas, apimtis — ir agentas juos užduoda kiekvienam skambinančiajam. Jūs matote atsakymus santraukoje ir sprendžiate, kam skirti savo laiką.Kas vyksta, kai klientas nori kalbėti su žmogumi?
Agentas pokalbį perduoda: darbo metu perjungia skambutį jums ar kolegai, o kai niekas negali atsiliepti — užfiksuoja žinutę ir susitaria dėl skambučio atgal. Klientas niekada nelieka aklavietėje su robotu.Mūsų klientai patiki jautrią informaciją. Kur atsiduria pokalbių duomenys?
Balso duomenys apdorojami mūsų valdomoje ES infrastruktūroje — kalbos atpažinimą ir sintezę treniruojame patys. Teksto apdorojimui naudojamas LLM API su duomenų tvarkymo sutartimi. Detales aprašome sutartyje prieš diegimą.Kiek tai kainuoja mūsų dydžio įmonei?
Kaina priklauso nuo scenarijų skaičiaus ir integracijų, todėl konkretų skaičių pateikiame pasiūlyme per 24 val. darbo dienomis nuo užklausos. Principai nesikeičia: fiksuota kaina, integracija įskaičiuota, pokalbių minučių neskaičiuojame.
Norite išgirsti agentą prieš spręsdami?
Geriausias būdas įvertinti — išgirsti, kaip agentas kalba su jūsų klientu. Registruokitės į demo: parodysime agentą, atsakantį pagal jūsų paslaugų scenarijų, ir per 24 val. darbo dienomis pateiksime konkretų pasiūlymą jūsų įmonei.