AI registratūra klinikai: pacientų registracija telefonu 24/7
Registratūros telefonas skamba tada, kai registratorė kalba su kitu pacientu, padeda prie kėdės arba jau išėjusi namo. Pacientas, kuriam skauda dantį, antrą kartą neskambins — jis skambins kitai klinikai.
Inovita įdiegia lietuviškai kalbantį AI balso agentą telefonu, kuris atsiliepia į kiekvieną skambutį, registruoja pacientus tiesiai į jūsų kalendorių, primena apie vizitus ir perduoda pokalbį žmogui, kai to reikia. Tai nuosava mūsų technologija: lietuvišką kalbos atpažinimą ir sintezę treniruojame patys; balso duomenys apdorojami mūsų valdomoje ES infrastruktūroje, o teksto apdorojimui naudojamas LLM API su duomenų tvarkymo sutartimi.
Kiek klinikai kainuoja praleistas skambutis?
Praleistas skambutis dažniausiai yra ne prarastas pokalbis, o prarastas pacientas ir visa jo gydymo istorija.
Paskaičiuokite pagal savo skaičius. Vieno vizito vertė odontologijoje ar klinikoje jums žinoma iš savo apskaitos. Padauginkite ją iš skambučių, į kuriuos niekas neatsiliepė per savaitę — telefonijos ataskaitoje šis skaičius paprastai matomas. Pridėkite tai, kad naujas pacientas retai skambina antrą kartą, o ilgalaikis gydymo planas (protezavimas, implantacija, ortodontija) prasideda būtent nuo to pirmo skambučio.
Atskira eilutė — neatvykimai. Kiekvienas neatvykęs pacientas yra tuščias kėdės laikas, kurio paskutinę minutę nebepavyks užpildyti be sistemingo priminimų ir laukiančiųjų sąrašo proceso.
Ką AI agentas daro būtent jūsų klinikoje?
Agentas perima rutininius registratūros skambučius — registraciją, perkėlimus, priminimus — o sudėtingus klausimus perduoda jūsų komandai.
Registruoja pacientus 24/7.
Agentas atsiliepia iš karto, pasiūlo laisvus laikus iš jūsų kalendoriaus ir įrašo vizitą — vakare, savaitgalį, per pietų pertrauką. Registratūra ryte randa jau užpildytą kalendorių, o ne skambučių sąrašą, į kurį reikia atskambinti.
Registruoja neklausinėdamas diagnozių.
Sveikatos duomenys yra ypatingos kategorijos asmens duomenys pagal BDAR, todėl agentas sąmoningai apsiriboja registracijai būtina informacija: vardu, kontaktu, pageidaujamu laiku ir vizito tipu iš jūsų sąrašo (pvz., „konsultacija“, „higiena“, „skubus skausmas“). Simptomų ir diagnozių jis neklausinėja — tai gydytojo pokalbio dalis.
Patvirtina vizitus ir mažina neatvykimus.
Agentas paskambina pacientui prieš vizitą, patvirtina atvykimą arba iš karto pasiūlo kitą laiką, jei planai pasikeitė. Atlaisvintas laikas grįžta į kalendorių, o ne dingsta kaip tuščia kėdė.
Valdo laukiančiųjų sąrašą.
Kai pacientas atšaukia vizitą, agentas gali paskambinti laukiantiems eilėje ir pasiūlyti atsilaisvinusį laiką. Registratūra ranka to beveik niekada nespėja — agentui tai eilinė užduotis.
Atsako į dažnus klausimus pagal jūsų žinių bazę.
Darbo laikas, adresas, pasiruošimas procedūrai, ar priimami vaikai, kokie dokumentai reikalingi — agentas atsako pagal jūsų patvirtintą informaciją ir neimprovizuoja.
Perduoda pokalbį žmogui, kai reikia.
Skubi būklė, nestandartinė situacija ar tiesiog pageidavimas kalbėti su registratore — agentas peradresuoja skambutį jūsų nurodyta tvarka ir atsiunčia pokalbio santrauką, kad žmogui nereikėtų klausinėti iš naujo.
Iliustracinis pokalbio pavyzdys
Agentas
Sveiki, čia „Jūsų klinikos“ registratūra. Kuo galiu padėti?
Pacientas
Norėčiau užsiregistruoti pas odontologą, skauda dantį.
Agentas
Suprantu, dėl skausmo turime skubių vizitų laikus. Ar tiktų šiandien 17.15, ar rytoj 9.30?
Pacientas
Šiandien 17.15 būtų puiku.
Agentas
Gerai. Pasakykite, prašau, vardą ir telefono numerį patvirtinimui.
(pacientas padiktuoja vardą ir telefono numerį)
Agentas
Ačiū, užregistravau jus šiandien 17.15 dėl ūmaus skausmo. Lauksime klinikoje.
Su kokiais įrankiais tai veikia?
Agentas rašo vizitus tiesiai į tą kalendorių, kurį jūsų registratūra naudoja jau dabar.
Šiuo metu veikiančios integracijos: Google Calendar, Cal.com ir Outlook / Microsoft 365. Vizitai, kuriuos agentas užregistruoja telefonu, iš karto atsiranda jūsų kalendoriuje — be tarpinių lentelių ir perrašinėjimo ranka.
Jei klinika naudoja specializuotą pacientų valdymo ar odontologijos programą, ją prijungiame per API pagal poreikį — integracijos galimybes įvertiname ir aiškiai aprašome pasiūlyme, kurį pateikiame per 24 val. Integracijos darbai įskaičiuoti į pasiūlymą — atskiros eilutės „už prijungimą“ smulkiu šriftu nebus.
Ar galite sutvarkyti visą pacientų srautą, ne tik telefoną?
Taip — klinikai įdiegiame pilną paketą: svetainę su registracijos sistema, CRM ir AI agentą, veikiančius kaip viena sistema.
Telefonas yra tik vienas kanalas. Dalis pacientų nori registruotis internetu naktį, dalis — paklausti svetainėje prieš skambindami. Todėl greta balso agento kuriame arba modernizuojame klinikos svetainę su rezervacijų (booking) sistema, įdiegiame AI chatbotą svetainei ir sutvarkome CRM, kad kiekvieno paciento istorija — skambučiai, vizitai, priminimai — būtų vienoje vietoje.
Visi komponentai dirba su tuo pačiu kalendoriumi, todėl nesvarbu, ar pacientas registravosi telefonu, svetainėje ar per pokalbį su chatbotu — dvigubų rezervacijų nelieka. Galite pradėti nuo vieno komponento, pavyzdžiui, balso agento, ir plėsti vėliau.
Kiek tai kainuoja?
Kainą pateikiame konkrečiu pasiūlymu per 24 val. pagal jūsų klinikos skambučių srautą ir norimas funkcijas. Principai paprasti: pokalbių minučių neskaičiuojame, integracija įskaičiuota, jokių paslėptų eilučių — mokate už veikiančią registratūrą, ne už minutes. Plačiau apie tai, kaip formuojame kainą — kainodaros principai.
Ko dar dažniausiai klausia klinikos ir odontologai?
Ar tai saugu pagal BDAR, juk sveikatos duomenys — ypatingos kategorijos?
Taip, sistema suprojektuota būtent tam. Agentas registracijos metu neklausinėja diagnozių ir simptomų — renka tik registracijai būtinus duomenis. Balso duomenys apdorojami mūsų valdomoje ES infrastruktūroje, o teksto apdorojimui naudojamas LLM API su duomenų tvarkymo sutartimi. Prieš diegimą pateikiame duomenų tvarkymo aprašą jūsų duomenų apsaugos vertinimui.Ar pacientai supras, kad kalba su AI agentu?
Agentas prisistato ir neapsimeta žmogumi. Lietuvišką kalbos atpažinimą ir sintezę treniruojame patys, todėl pokalbis vyksta natūralia lietuvių kalba — pacientui svarbiausia, kad į skambutį atsiliepė iš karto ir vizitas užregistruotas. Kaip tai skamba, išgirsite demo metu.Kas vyksta, kai pacientas skambina dėl skubaus skausmo?
Agentas atpažįsta skubų kreipimąsi pagal jūsų nustatytas taisykles: pasiūlo artimiausius skubiems atvejams rezervuotus laikus arba iš karto peradresuoja skambutį jūsų nurodytu numeriu. Skubių atvejų tvarką apibrėžiate jūs — agentas jos laikosi be išimčių.Ar agentas gali skambinti pats, ne tik atsiliepti?
Taip. Agentas skambina pacientams dėl vizitų patvirtinimo, primena apie artėjantį vizitą ir siūlo atsilaisvinusius laikus laukiantiesiems. Kada, kam ir dėl ko skambinti — nustatote jūs.Kas matys pokalbių turinį?
Jūsų komanda: po kiekvieno pokalbio agentas atsiunčia santrauką jūsų pasirinktu kanalu, o registracijos iš karto matomos kalendoriuje. Prieigos prie duomenų apibrėžiamos duomenų tvarkymo sutartyje.Kaip vyksta diegimas ir kiek pastangų reikės iš mūsų?
Procesas žingsniais: sutariame scenarijus ir registracijos taisykles, prijungiame jūsų kalendorių, parengiame žinių bazę pagal jūsų informaciją, kartu išbandome testinius skambučius ir tik tada įjungiame agentą realiam srautui. Iš jūsų pusės reikia žmogaus, kuris atsakys į klausimus apie kliniką ir patvirtins scenarijus.
Norite išgirsti, kaip agentas registruoja pacientą?
Registruokitės į demo — parodysime, kaip agentas atsiliepia, registruoja vizitą į jūsų kalendorių ir siunčia santrauką. Arba atsiųskite užklausą ir gaukite konkretų pasiūlymą jūsų klinikai per 24 val.